Папрашу купить какой-нибудь журнал для учета всего этого, те же самые книги, руководства, журналы, инструменты. Кому, когда, что выдано, подпись, возвращено, подпись. Инвентарные номера буду вести в эл.виде и нанесением номеров на изделия.
А на счет оплаты или бесплатно: я тут не ввязываюсь в эту полемику. Я буду только контролировать перемещение и брать оброк.